ISCs retningslinjer for personvern 

1. Innledning og definisjoner 

ISCs personvernerklæring blir jevnlig gjennomgått og oppdatert. Den siste oppdateringen var 24. juni 2024. 

"Personlige data" i denne policyen betyr all informasjon relatert til deg som du kan identifiseres gjennom enten direkte eller indirekte, for eksempel navn og kontaktdetaljer, biografisk informasjon eller informasjon om din ekspertise.  

"Du" refererer til den direkte brukeren eller enhver annen person som brukeren bruker ISC-tjenester på vegne av, inkludert, men ikke begrenset til, ISC-nettstedet og oppgir personopplysninger. 

I denne retningslinjen brukes AI (kunstig intelligens) bredt for å inkludere enhver maskinbasert teknologi som er avhengig av store datasett for å generere utdata som etterligner menneskelig intelligens. Dette inkluderer, men ikke begrenset til, store språkmodeller (LLM) og AI-aktiverte plugins.    

2. Dataene vi samler inn og hvordan vi bruker dem 

en. Data om nettstedets bruk

Bruksdata samles inn automatisk fra brukere av ISC-nettstedet (https://council.science), for å hjelpe oss med å analysere og forbedre tjenesten vår.   

Bruksdata kan inkludere informasjon som enhetens Internett-protokolladresse (f.eks. IP-adresse), nettlesertype, nettleserversjon, sidene på nettstedet du besøker, klokkeslett og dato for besøket, tiden brukt på disse sidene, unik enhet identifikatorer og andre diagnostiske data. 

Når du går inn på nettstedet via eller via en mobilenhet, kan vi samle inn viss informasjon automatisk, inkludert, men ikke begrenset til, typen enhet du bruker, operativsystemet og nettleseren, bred plassering og andre diagnostiske data. 

Vi kan bruke tredjeparts tjenesteleverandører for å overvåke og analysere bruken av nettstedet vårt. 

b. Andre typer data vi samler inn 

Vi samler inn data om våre medlemsorganisasjoner, inkludert kontaktdata til medlemskontaktpersoner og historien om betydelige interaksjoner med medlemmet, inkludert økonomiske transaksjoner. Vi oppbevarer disse dataene for administrative, juridiske og kommunikasjonsformål og oppdaterer dem regelmessig.  

Vi samler inn data om nominerte og kandidater til ulike typer utvelgelsesprosesser, inkludert medlemskap i styrende organer og komitéer, ISC Fellowship, ekspertlister, enten de er selvnominerte, nominert av andre eller direkte invitert av ISC. Vi samler også inn personopplysninger gjennom rekrutteringsprosesser. 

Hvis du lykkes i en utvelgelsesprosess eller hvis du godtar en invitasjon til å tjene ISC i en eller annen kapasitet, kan det hende vi må be om ytterligere personlig informasjon og kan legge ut noe av din personlige informasjon på ISC-nettstedet med din eksplisitte tillatelse. Styremedlemmer er i henhold til fransk lov pålagt å oppgi spesifikke personopplysninger.  

Vi samler inn personopplysninger fra bidragsytere til våre undersøkelser, samtaler, aktiviteter og resultater og fra registranter og deltakere i personlige og nettmøter, for å kunne tilby tjenestene våre, overvåke og forbedre kvaliteten deres, og anerkjenne bidrag. Vi kan publisere listen over bidragsytere til eller deltakere i ethvert ISC-prosjekt eller møte i en rapport eller annen utgang, uten kontaktinformasjon.  

Vi bruker personopplysninger til å sende nyhetsbrev, oppdateringer, invitasjoner og annen informasjon som kan være av faglig interesse for våre brukere. Du kan velge bort å motta denne kommunikasjonen ved å følge 'avslutt abonnement'-lenken eller instruksjonene i en e-post vi sender. 

Vi samler inn data om våre partnere og om våre faktiske eller potensielle sponsorer og givere, inkludert kontaktdata til kontaktpersoner og historien om betydelige interaksjoner mellom ISC og organisasjonen, inkludert økonomiske transaksjoner. 

Vi samler inn data om eksperter på domenene til vår aktivitet med det formål å bygge opp en database med eksperter som kan være interessert i å være involvert i vårt arbeid. Denne består av offentlig tilgjengelige data og vil kun bli brukt til å kontakte deg av faglige årsaker.  

Vi samler inn data om våre tjenesteleverandører med det formål å administrere våre tjenestekontrakter.  

Hvis du har rett til å kreve utgifter i henhold til ISCs reisepolicy, vil vi samle inn personopplysninger fra deg for å gjøre det mulig for oss å behandle betalingen, inkludert navn, adresse og bankkontodetaljer.  

All informasjon du samtykker i å oppgi knyttet til kjønn, alder, funksjonshemming, etnisk opprinnelse eller nasjonalitet vil kun bli brukt for å overvåke og fremme mangfold og likestilling, og vil bli lagret konfidensielt.  

Data vi samler inn om våre medlemmer, partnere, sponsorer, givere og enkeltpersoner lagres på vår CRM, Salesforce, via nettskjemaer på innholdsstyringssystemet på nettstedet vårt, og på Office 365.  

Det vil ikke være noen automatisert beslutningstaking basert på informasjon vi samler inn gjennom våre nettjenester.  

3. Lyd- og bildeopptak 

Vi dokumenterer arrangementene våre med fotografi og film og tar ofte opp nettmøtene våre, i jakten på våre legitime interesser.  

Deltakere på personlige arrangementer vil bli varslet om at de kan bli tatt på fotografi eller film, og at de har rett til å nekte at et bilde eller en film brukes når de er godt synlige på et fotografi eller film.  

Vi kan bruke bilder og opptak for å promotere ISC-arrangementer og -aktiviteter, inkludert på nettsiden og på ISCs sosiale medier, i reklamemateriell og media, e-postmarkedsføring og kampanjer og i rapporter om arbeidet til ISC.  

Vi kan dele bilder eller opptak med partnere i et arrangement eller aktivitet.  

Vi kan bruke AI-teknologier for å analysere lyd- og visuelle opptak for å forbedre vår forståelse av online arrangementsdeltakelse og engasjement eller for å generere et sammendrag av møter (ved hjelp av programmer som Otter.ai), med samtykke fra deltakerne. 

4. Sosiale medier 

Vår nettjeneste inneholder lenker eller plugins til sosiale nettverk inkludert, men ikke begrenset til, Facebook, LinkedIn, X (tidligere Twitter), Instagram, Mailchimp, YouTube og Threads. Denne personvernerklæringen gjelder ikke for ISC-sider/-profiler på disse plattformene. Vennligst se de relevante personvernreglene til hver av leverandørene. 

5. Oppbevaring av informasjon 

Vi vil beholde personopplysningene dine bare så lenge det er nødvendig for formålet/hensiktene vi samlet dem inn for, eller så lenge vi forventer at oppfølgingskommunikasjon kan være nødvendig eller ønskelig. Vi vil beholde og bruke dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for å tilby våre tjenester, implementere våre avtaler og retningslinjer, overholde våre juridiske forpliktelser og løse potensielle tvister. 

Vi vil også beholde bruksdata for interne analyseformål. Bruksdata oppbevares generelt i en kortere periode, bortsett fra når disse dataene brukes til å styrke sikkerheten eller forbedre funksjonaliteten til tjenesten vår, eller vi er juridisk forpliktet til å oppbevare slike data i lengre tidsperioder. 

6. Deling og utlevering av data 

Vi vil aldri selge din personlige informasjon eller dele den for vinnings- eller reklameformål. Vi kan dele din personlige informasjon med andre parter i følgende situasjoner: 

• Med GDPR-kompatible tjenesteleverandører, for å tilby våre tjenester og overvåke og analysere bruken deres. Tjenesteleverandører har kun tilgang til dine personopplysninger for å utføre oppgavene sine på våre vegne og kan ikke avsløre eller bruke dem til noe annet formål. 
• Innenfor rammen av en utvelgelsesprosess, med eksterne anmeldere eller medlemmer av et utvalgspanel, som er forpliktet til konfidensialitet og skjønn.  
• Med våre tilknyttede selskaper eller partnere, inkludert ISC regionale kontaktpunkter, i rammen av felles aktiviteter, i så fall vil vi kreve at disse tilknyttede selskapene overholder denne personvernerklæringen. 
• Hvis ISC er involvert i en fusjonsprosess, kan dine personopplysninger bli overført. Vi vil varsle før personopplysningene dine overføres og blir underlagt en annen personvernerklæring. 
• Hvis det er pålagt å gjøre det ved lov eller som svar på gyldige forespørsler fra offentlige myndigheter (f.eks. en domstol eller et offentlig organ). 
• I god tro mener at slik handling er nødvendig for å: 
  • Overhold en juridisk forpliktelse 
  • Beskytt og forsvar rettighetene eller eiendommen til ISC 
  • Forhindre eller undersøke mulige forseelser i forbindelse med tjenestene 
  • Beskytt den personlige sikkerheten til brukere av tjenestene eller offentligheten 
  • Beskytt mot juridisk ansvar. 

7. Rettslig grunnlag for å behandle personopplysninger under GDPR 

I samsvar med GDPR behandler vi personopplysninger under følgende betingelser: 

• Når du har gitt ditt samtykke til å behandle personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål. 
• Når det er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg og/eller for eventuelle forpliktelser før kontrakten. 
• Når det er nødvendig for å overholde en juridisk forpliktelse som ISC er underlagt. 
• Når det er nødvendig for å beskytte dine eller en annen fysisk persons vitale interesser. 
• Når det er knyttet til en oppgave som utføres i allmennhetens interesse eller i utøvelse av offentlig myndighet tillagt ISC. 
• Når det er nødvendig for formålet med de legitime interessene som følges av ISC. 

I alle fall hjelper ISC gjerne med å avklare det spesifikke rettslige grunnlaget som gjelder for behandlingen, og spesielt om levering av personopplysninger er et lovfestet eller kontraktsmessig krav, eller et krav som er nødvendig for å inngå en kontrakt. 

8. Dine rettigheter og valg  

ISC forplikter seg til å respektere konfidensialiteten til dine personopplysninger og garantere at du kan utøve dine rettigheter. 

Du har rett i henhold til denne personvernerklæringen, og ved lov hvis du er innenfor EU, til å: 

• Få tilgang til, oppdater eller slett informasjonen vi har om deg.  
• Be om retting av personopplysningene vi har for deg.
• protestere mot behandling av dine personopplysninger. Denne retten eksisterer der vi stoler på en legitim interesse som det juridiske grunnlaget for vår behandling, og det er noe ved din spesifikke situasjon som gjør at du protesterer mot vår behandling av dine personopplysninger på denne grunn.  
• Be om overføring av dine personopplysninger til deg, eller til en tredjepart du har valgt, i et strukturert, vanlig brukt, maskinlesbart format. Vær oppmerksom på at denne rettigheten kun gjelder for automatisert informasjon som du i utgangspunktet har gitt samtykke til at vi kan bruke eller hvor vi brukte informasjonen til å utføre en kontrakt med deg. 
• Trekk tilbake ditt samtykke. Hvis du trekker tilbake samtykket ditt, kan det hende at vi ikke kan gi deg visse deler eller alle tjenestene våre. 

9. Utøvelse av dine databeskyttelsesrettigheter i GDPR 

Du kan utøve dine rettigheter til tilgang, retting, kansellering og motstand ved å kontakte oss. Vi vil gjøre vårt beste for å svare deg så snart som mulig. Vær oppmerksom på at vi kan be deg om å bekrefte identiteten din før du reagerer på slike forespørsler.  

Du har rett til å klage til et datatilsyn om vår innsamling og bruk av dine personopplysninger. For mer informasjon, hvis du er i det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS), vennligst kontakt din lokale databeskyttelsesmyndighet. 

10. Datasikkerhet  

Sikkerheten til dine personopplysninger er viktig for oss, men ingen metode for overføring over Internett eller elektronisk lagring er 100 % sikker. Selv om vi streber etter å bruke kommersielt akseptable midler for å beskytte dine personopplysninger, kan vi ikke garantere dens absolutte sikkerhet gjennom bruk av to-trinns sikre autentiseringsprosesser. 

Tjenesten vår kan inneholde lenker til andre nettsteder som ikke drives av oss. Hvis du klikker på en tredjepartskobling, vil du bli dirigert til denne tredjepartens nettsted. Vi anbefaler deg på det sterkeste å lese personvernreglene for hvert nettsted du besøker. 

Vi har ingen kontroll over og påtar oss intet ansvar for innhold, personvernpolitikk eller praksis på tredjeparts nettsteder eller tjenester. 

11. Internasjonal overføring av data 

Din informasjon, inkludert personopplysninger, behandles på ISCs kontorer og på andre steder der partene som er involvert i behandlingen befinner seg. Det betyr at disse dataene kan overføres til – og vedlikeholdes på – datamaskiner utenfor din lokale jurisdiksjon, der databeskyttelseslovene kan avvike fra dem i din jurisdiksjon. 

Ditt samtykke til denne personvernerklæringen etterfulgt av din innsending av data representerer din samtykke til den overføringen. 

Vi vil ta alle rimelige skritt for å sikre at dataene dine behandles sikkert og i samsvar med denne personvernerklæringen og GDPR og at ingen overføring av dine personopplysninger vil finne sted til en organisasjon eller et land med mindre det er GDPR-kompatible kontroller på plass for sikkerheten til dine data. 

12. Kontakt oss  

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller ønsker å utøve rettighetene dine angående dine personopplysninger, kan du kontakte vår personvernombud på e-post på [e-postbeskyttet].