Det er midt på formiddagen i Kingston, og mens han går fra et møterom på Jamaicas SRC, reflekterer Ricardo Gowdie, teamlederen for Management Information Systems (MIS), over sin profesjonelle reise og hva som har inspirert arbeidet hans så langt.
«Jeg skulle gjerne sett at Jamaica ble en teknologidrevet nasjon, og jeg prøver i hovedsak å jobbe meg frem til å få det til. Jeg har vært beæret over å kunne bidra til å optimalisere hvordan et innflytelsesrikt råd som SRC omfavner tiden vi lever i.»
Ricardo har jobbet i det digitale rommet de siste tjue årene, hvorav det siste halvannet året ved SRC. Som Jamaicas fremste forskningsinstitusjon tilbyr SRC en rekke tjenester, inkludert forskningsstøtte for landbrukssektoren, produktutvikling og testing, samt et pilotanlegg for matproduksjon hvor bedrifter kan produsere prototyper eller produkter for å nå markedet. I sin rolle fører Ricardo tilsyn med rådets strategiske prioritering om å implementere teknologiske løsninger som tar sikte på å forbedre effektiviteten og leveringen av tjenester.
MIS-teamet ved Jamaicas vitenskapelige forskningsråd. Fra venstre: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
Hvorfor digitalt, og hvorfor nå?
SRC har en klar visjon for digital vekst, spesielt innen fornyelse av infrastruktur og datahåndtering. Det er gjort betydelige fremskritt så langt, senest med Ricardo som har overvåket optimaliseringen av hvordan rådet kobler seg til seg selv og med omverdenen. Han har ledet initiativer for å oppgradere nettverkssystemer som forbedrer hastigheten, sikkerheten og påliteligheten til dataene som utveksles mellom ulike avdelinger i rådet. MIS-teamet har også redesignet SRC-nettstedet for å forbedre kommunikasjonen med publikum og integrert analyse for bedre forståelse av publikum.
ISC-prosjektet Vitenskapsorganisasjoner i den digitale tidsalderen kom på et tidspunkt da SRC tenkte strategisk på å redusere friksjon i hvordan de samhandler med og lærer av kundene sine. Som en del av kohorten var det mye de kunne ha fokusert på. De valgte imidlertid å prioritere én del av virksomheten sin som genererer betydelige inntekter: pilotanlegget. Her selger de tid til bruk av sitt ISO-sertifiserte anlegg, hvor kunder kan komme inn med prototyper for produksjon og testing.
For tiden må kundene bestille manuelt for å kunne bruke pilotanlegget. Denne planleggingsprosessen har ført til hyppige dobbeltbookinger, noe som har ført til ineffektivitet og dårlige kundeopplevelser. Den største utfordringen er mangelen på åpenhet. Det finnes ingen enkel måte å se når utstyr er tilgjengelig, eller hvordan man kan administrere timeplanen fleksibelt. Da Ricardo og teamet hans ble med i ISC-prosjektet, søkte de veiledning om hvordan de kunne modernisere denne prosessen og innføre et automatisert, online bookingsystem. For SRC ville sømløs bestilling muliggjøre godt planlagt utnyttelse av anlegget deres og mer forutsigbare inntekter.
En reiseretning
Gjennom ISC-prosjektet ble Ricardo introdusert for nye metoder som har utvidet perspektivet hans.
«Jeg har alltid fokusert på teknologien; hvordan jeg får den til å fungere, hvordan jeg får den til å fungere», forklarer Ricardo. «Men nå tenker jeg på menneskene som bruker den, hvordan de vil samhandle med den, og hvordan den vil passe inn i arbeidsflyten deres. Det er den virkelige endringen.»
Øktene oppmuntret ham til å velge en tilnærming som involverte å engasjere interessenter tidlig, forstå brukeropplevelser og integrere tilbakemeldinger i passende faser av et prosjekt. Dette tankesettskiftet har påvirket hvordan han tilnærmer seg pilotanleggets nye bookingsystem. I stedet for å bygge hele systemet på én gang, har Ricardo og teamet hans valgt en faset implementering, som starter med et Minimum Viable Product (MVP).
«Vi bestemte oss for å starte i det små og bygge gradvis. På den måten kan vi justere og få tilbakemeldinger i hvert trinn», forklarer Ricardo.
Denne strategien er utformet for å effektivisere implementeringen, samtidig som den reduserer motstanden fra de ansatte ved å involvere dem tidlig i prosessen. Som en del av dette har Ricardo jobbet med en endringsplan som inkluderer regelmessig involvering av de ansatte i utviklingsfasene.
Ricardo ble også introdusert for den kritiske betydningen av visualisering. Enten det er gjennom å konseptualisere hele prosjektet på en tavle, eller å skrive ned spesifikke krav for hvert trinn, forstår han nå at klarhet er nøkkelen til å unngå fallgruver. Jo mer han visualiserer, desto lettere synes han det er å oppdage hull og sikre samsvar.
MVP-tilnærmingen lar dem også unngå kostbare feil.
«Vi ville sørge for at vi bygde noe som brukerne faktisk ville bruke», sier Ricardo.
Ricardos langsiktige visjon for SRC er klar: et brukersentrert teknologiøkosystem der digitale verktøy stadig utvikler seg for å møte behovene til både ansatte og kunder. Det endelige målet er å skape et digitalt tilkoblet SRC. Et der både interne systemer og klientvendte tjenester er sømløst integrert.
Mens Ricardo og teamet hans jobber med å ferdigstille pilotanleggets bookingsystem, planlegger de allerede de neste stegene for den bredere digitale strategien ved SRC. En av hovedpilarene i strategien er digitalisering av fysiske eiendeler, og Ricardo ser for seg at prosjektet legger grunnlaget for fremtidig digitaliseringsarbeid.
Når systemet er fullt operativt, håper Ricardo at det vil bane vei for integrering av AI-verktøy og dataanalyse, noe som vil forbedre læring og kundeservice. Han utfordrer allerede teamet sitt til å tenke på hvordan de kan bruke disse dataene til å forbedre smidigheten og responsen i prosessene sine.
«Jeg vil at vi skal fortsette å omfavne digital transformasjon på en måte som fungerer for oss. Den typen teknologi jeg ønsker å bygge er en som gjør folks liv enklere», avslutter Ricardo.
FinansieringsbekreftelseDette arbeidet ble utført med hjelp av et stipend fra International Development Research Centre (IDRC) i Ottawa, Canada. Synspunktene som uttrykkes her representerer ikke nødvendigvis synspunktene til IDRC eller styret.
Les mer om Vitenskapsorganisasjoner i den digitale tidsalderen 
Les mer om fremtiden for vitenskapelige systemer 
